Puttipajan Logo

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste

Laadittu 16.9.2016. Viimeksi muokattu 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Puttipaja Oy
Osoite: Talsanniementie 1, 40800 Vaajakoski
Puhelin: 020 779 8680

2. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot
Nimi: Anna Räbinä, puh. 020 779 8680

3. Tietosuojavastaava
Puttipaja Oy ei ole määrittänyt tietosuojavastaavaa

4. Rekisterin nimi
Puttipajan markkinointi- ja asiakasrekisteri. Rekisterissä alarekistereitä.

Alarekisterit ovat:
4.1. kuluttaja-asiakasrekisteri
4.2. yritysasiakasrekisteri
4.3. varainhankinta-asiakasrekisteri
4.4. ryhmämatka-asiakasrekisteri

5. Rekisteröidyt
5.1. kuluttaja-asiakasrekisterissä ovat: Puttipajan kuluttaja-asiakkaat
5.2. yritysasiakasrekisterissä ovat: Puttipajan asiakasyritykset, asiakasyritysten luonnolliset henkilöt, potentiaaliset asiakkaat
5.3. varainhankinta-asiakasrekisterissä ovat: Puttipajan varainhankinta-asiakkaat, potentiaaliset asiakasryhmät (koulut, yhdistykset, seurat)
5.4. ryhmämatka-asiakasrekisterissä ovat: Puttipajan ryhmämatkoja järjestävät asiakkaat, potentiaaliset ryhmämatkoja järjestävät yritykset, yhdistykset, seurat

6. Oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakassuhteeseen ja/tai henkilötietolakiin.


7. Rekisterin/ henkilötietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisterin tarkoitus on Puttipajan asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen. Lisäksi asiakasrekisteriä käytetään asiakkaille tiedottamiseen ja Puttipajan omissa verkkopalveluissaan vastaanottamien yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn. Asiakasrekisteriä käytetään myös asiakasviestintään, laskuttamiseen ja myyntiin, markkinointiin sekä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

Rekisterin sisältämien henkilötietojen tallentaminen ja käsittely perustuvat lähtökohtaisesti rekisteröityjen suostumukseen ja heidän edustamiensa organisaatioiden asiakassuhteeseen Puttipajan kanssa. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja rekisterin teknisestä tietoturvasta on huolehdittu asianmukaisesti.

Tavoitteena on toimia asiakaslähtöisesti, yksityisyyttä kunnioittaen ja huomioida asiakkaan erilaiset osto- ja viestintäkanavaan liittyvät tottumukset.

8. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteri koostuu useammasta pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Näiden asiakastiedot yhdessä muodostavat asiakkaasta tallennetut tietojoukot seuraavasti:

8.1. Asiakastiedot
a. etunimi, sukunimi
b. lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka
c. sähköpostiosoite
d. puhelinnumerot
g. asiakkuuden alkamisajankohta
g. muut asiakkaan ilmoittamat tiedot

8.2. Asiakaspalautetiedot
a. arvonta- ja kilpailuvastaukset
b. asiakaskyselypalaute (kiinnostuksen kohteet)
c. asiakkaan suostumuksella saadut muut mahdolliset tiedot (yhteystiedot, lupatiedot, syntymävuosi)

8.3. Tilaus- ja tarjontatiedot:
a. tuotteen saajan nimi
b. tuotetiedot
c. tarjontatiedot
d. palvelujen käyttö (esim. uutiskirjeen tilaaminen)
e. rekisteröityyn kohdistetut edut ja kampanjat sekä niiden käyttö
f. hintatiedot
g. laskutus- ja perintätiedot
h. toimitustiedot
i. peruutustiedot
j. palautustiedot
k. reklamaatiotiedot
l. suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

8.4. Yritysasiakkaan muut tiedot
a. yrityksen nimi
b. y-tunnus
c. yhteystiedot: sähköposti, osoite, puhelinnumero
d. verkkosivujen osoite
e. Yrityksen luonnollisisen henkilön nimi, sähköposti, puhelinnumero sekä asema yrityksessä

8.5 . Varainhankinta-asiakkaiden muut tiedot
a. yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
b. koulu/seura/yhdistys

9. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin ensisijainen tietolähde on rekisteröity itse. Rekisteriin voidaan kerätä  tietoa myös julkisista tietolähteistä. 

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas rekisteröityy verkkokauppaan, tilaa uutiskirjeen, tilaa tuotetiedotteen/kuvaston, tekee tarjouspyynnön, tekee tilauksen, osallistuu asiakaskyselyyn, arvontaan tai kilpailuun.

Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan ilmoituksen perusteella. Luottokaupassa Asiakkaan tilaushetken mukainen tieto luottokelpoisuudesta voidaan tarkistaa Asiakastieto Oy:n järjestelmästä.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, kampanjoiden ja uutiskirjetilauksien yhteydessä, sosiaalisen median palvelujen kautta, palaute- ja tarjouspyyntölomakeista, käsin kirjatuista palaverimuistioista, sopimuksista, verkkosivusto ytj.fi:stä, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilö- ja yritystietoja voidaan päivittää väestötietojärjestelmästä ja luottotietorekistereistä.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa muuten kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimusten edellyttämällä tavalla.

Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisien tehtävien hoitoon voidaan käyttää alihankkijoita ja tietoja voidaan siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle se tehdään Suomen henkilötietolain ja EU tietosuoja-asetusten mukaan.

11. Tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Puttipaja Oy huolehtii, että ainoastaan niillä yrityksen työtekijöillä ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtävien hoitamisen vuoksi on tarpeen.

Kaikkia työntekijöitämme sitoo salassapitovelvollisuus. Vain viranomaisilmoituksen tehnyt toimija voi käsitellä henkilörekisterin tietoja. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

12.1. Manuaalinen aineisto
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

12.2  ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

13. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkistuksen haluavan henkilön on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

14. Siirto ja kielto-oikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.